Recolección de datos (M. Apoyo)

A continuación comparto las ideas principales del documento "Tecnicas de Recolección de Datos" del material de apoyo, aclaro que dicho documento fue tiene derechos de autor y por lo tanto es de propiedad intelectual, SENA, sin embargo dejo para ustedes una sintesis con las ideas principales.

RECOLECCIÓN DE DATOS (IDEAS PRINCIPALES)

Dato: es la mínima unidad semántica que corresponde a los elementos primarios de la información y que por sí solos son irrelevantes en la toma de decisiones.

Información: conjunto de datos que han sido tratados o procesados, tienen un significado real y concreto para la toma de decisiones.

Conocimiento: es una mezcla de experiencia, valores, información que sirven como marco para la incorporación de nuevas experiencias.

El valor real de la información está directamente relacionado con la utilidad que representa para los usuarios en el cumplimiento de las metas de la organización.

Para la recolección de datos en proyectos de desarrollo de software son se aplican dos métodos, interactivos y discretos.

Métodos interactivos que permiten una interacción directa con el cliente y los usuarios del sistema de información. (Entrevista, cuestionarios y talleres de trabajo de JAD.)

Los métodos discretos que le permiten a los analistas realizar una descripción más clara de y completa de los requerimientos (observación, investigación y muestreo.)

MÉTODOS INTERACTIVOS

ENTREVISTA:

Es una conversación cuyo objetivo es recopilar información.

Pasos para preparar una entrevista.

• Antes, buque  información relacionada con la organización.
• Fije los objetivos de la entrevista.
• Realiza una lista de las personas a quienes puede entrevistar, ellos conocen el funcionamiento de los procesos y aportan la mayor cantidad de información para el proyecto.
• Prepare a los entrevistados, infórmeles del proceso.
• Decida el tipo de preguntas(abiertas o cerradas) y su estructura (embudo, pirámide o rombo)

Para escoger que tipo de preguntas utilizar es necesario, considere el tipo de información que desea obtener.

Las preguntas abiertas se plantean para solicitar opiniones o explicaciones acerca del tema específico de consulta. Eje: Explique paso por paso, El proceso que tiene a cargo.

Las preguntas cerradas limitan las respuestas de los entrevistados. (opción múltiple, bipolares, de escala entre otras). Eje: ¿Desea recibir un informe mensual de ventas?

El sondeo es otro tipo de preguntas que se utiliza para realizar un

seguimiento o completar conceptos e ir más allá de la repuesta inicial. Ejm:  ¿Por qué?

Secuencia lógica de las preguntas o estructura

• Pirámide: inicio utilizar preguntas muy detalladas o específicas, generalmente cerradas y a medida que avanza la entrevista
• las convierte en preguntas generales o abiertas.
•  
• Estructura embudo: Se inicia con preguntas generales o abiertas para reducirlas a preguntas cerradas.
•  
• Diamante: una combinación de los dos tipos de estructuras, inicio preguntas cerradas, abiertas, y de abiertas a cerradas.

Al concluir la entrevista elabore un resumen y envíelo al entrevistado para retroalimentar sus impresiones generales.

Es importante, informar al cliente, entrevistado y equipo en general sobre los pasos a seguir.

En este punto es importante solicitar al entrevistado quién o quiénes serían las personas con las que debería seguir hablando.

Informe de la entrevista

Escriba un informe inicial tan pronto finalice la entrevista.

Elabore un informe más detallado, exprese los puntos de vista del entrevistado y los propios.

Revise el informe con el entrevistado en una reunión de seguimiento

El informe debe contener normas de presentación.

DISEÑO DE APLICACIÓN CONJUNTA MÉTODO JAD

Permite entrevistar uno a uno los usuarios del sistema, conocida con el nombre de diseño de aplicaciones conjuntas.

Permite como analista de sistemas un mejor análisis de los requerimientos y diseñar la interfaz de usuario del sistema de información en forma conjunta con los usuarios finales de la aplicación

Condiciones que respaldan el uso de JAD:  la organización apoya, El flujo de trabajo permite la ausencia del personal clave durante un periodo de dos (2) a cuatro (4) días.

Participantes: analistas, diseñadores, usuarios, ejecutivos, entre otros, quienes aportan los antecedentes y capacidades del sistema.

Para cada uno de los temas se deben responder y formular las siguientes  preguntas: ¿Quién?  ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?

CUESTIONARIOS

Permite a los analistas de sistemas estudiar: posturas, creencias, comportamiento, características de un grupo de personas claves dentro de una organización

• Ahorro de tiempo
• Requiere compromiso de todos los participantes el tipo de preguntas, deben ser claras y medibles
• No se tendrá la oportunidad de hacer modificaciones sobre la aplicación de la pregunta.
• En la planeación de la pregunta se debe anticiparse a las respuestas de los encuestados

 

USO DE ESCALAS

Las escalas se pueden definir como las preguntas que requieren respuestas graduadas ya sean por números o atributos.

Su objetivo es medir.

Nominales: Este tipo de escala se utiliza para clasificar cosas

Intervalo: permite la construcción de operaciones matemáticas para obtener análisis complejos

Al construir escalas el analista puede utilizar dos medidas de rendimiento: validez y confiabilidad.

La validez es el grado con el que la pregunta permite medir lo que el analista requiere.

La confiabilidad implica consistencia, cumplen la función para la cual fue construido.

Un cuestionario tiene consistencia externa cuando es aplicado varias veces bajo las mismas condición es y se obtienen los mismos resultados.

CONSEJOS PARA CONSTRUIR UN CUESTIONARIO

El diseño debe incluir suficientes espacios para escribir respuestas o marcar con claridad las opciones, no saturar el formato y buscar un estilo agradable a la vista.

Se debe iniciar con las menos controversiales y las más importantes

Se puedan establecer grupos o categorías

Se debe tabular la información, para facilitar el análisis y toma de decisiones.

Se puede graficar para que sea mucho más comprensible.

TERMINOLOGÍA A EMPLEAR

En general el uso de preguntas cerradas o abiertas depende de la cantidad y calidad de la información que se desee recolectar

Las preguntas abiertas permiten analizar mejor la información, pero si se utilizan para cientos de personas el análisis es complejo

Se debe escribir las preguntas en la terminología del usuario y propia de la organización.

Es importante utilizar pilotos (pruebas) para verificar la terminología,

Mantener un vocabulario simple

Haga preguntas cortas

Asegúrese que el sentido técnico de la pregunta sea el adecuado

Escoja los usuarios adecuados

MÉTODOS DISCRETOS

Los métodos discretos son utilizados para recolectar la información directamente en la organización

Los métodos discretos no son suficientes para la recolección de la información

Las técnicas más utilizadas por los métodos discretos son:

MUESTREO: es un proceso que permite seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. (documentos, personas)

Diseño del muestreo (Pasos):

Determinar los datos a recolectar o describir

Determinar la población del muestreo

Elegir el tipo de muestra

Decidir el tamaño de la muestra

INVESTIGACIÓN: Investigar es un proceso que permite descubrir y analizar la información

Análisis de documentos cuantitativos:

Los informes de toma de decisiones permiten a los analistas recopilar información relacionada con diferentes escenarios y usuarios de la empresa

Los informes de rendimiento permiten al analista realizar comparaciones de rendimiento actual y esperado

Los registros le proveen al analista:

• Revisión de errores
• Oportunidades de mejora del diseño de los formularios
• Tipo de transacciones
• Simplificar el trabajo del usuario

Análisis de documentos cualitativos:

Los analistas pueden recuperar información detallada relacionada con las expectativas de los autores y la forma como esperan interactuar con las tecnologías de la información.

(Correos, políticas de la empresa, manuales, anuncios publicitarios)

OBSERVACIÓN: con la observación se pueden apreciar detalles del comportamiento humano, de los documentos y del entorno físico en general.

Documento Origina: Técnicas de recolección de datos, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.