CASO DE ESTUDIO
ARTICULACIÓN DE LA MEDIA TÉCNICA
ANDRÉS MAURICIO
MÉNDEZ MÉNDEZ
2015
CASO
DE ESTUDIO ARTICULACIÓN DE LA MEDIA TÉCNICA
DESCRIPCIÓN
DE LA SITUACIÓN
Con
relación al proceso “Articulación con la Media Técnica”, en el centro de
“Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información CGMLTI” del
SENA, se presenta la siguiente situación:
·
Actualmente, la inscripción de los colegios que quieren
participar en el programa de Articulación debe hacerse directamente en el SENA,
esto por cuanto no se cuenta con un sistema específico para esto, lo que lo
hace que el proceso sea demorado por la verificación de la información
entregada por el Colegio, aplazando por un tiempo indefinido su vinculación al
programa y la inscripción de los estudiantes a los diferentes titulaciones que
puedan ofrecer de acuerdo con sus capacidades.
·
Se requiere tener un medio más eficiente para tener mayor
control de los instructores que están asignados a los diferentes colegios
adscritos al Centro, en cuanto a su desempeño, puntualidad y seguimiento al
contenido programático establecido para cada programa.
·
Aunque existe un supervisor asignado por el Colegio, no siempre
se tiene comunicación directa con la Coordinación de articulación y por tanto
no se pueden realizar las respectivas correcciones o registrar novedades dentro
de los procesos de formación con prontitud.
·
La elaboración de informes es
un poco dispendiosa, lo cual hace que
CASO
DE ESTUDIO ARTICULACIÓN DE LA MEDIA
DESCRIPCIÓN
DE LA SITUACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Recoger
la información que permita analizar, diseñar e implementar un sitio web para
gestionar la información del proceso “Articulación con la Media Técnica” del
SENA, el cual haciendo uso de internet permitirá, la inscripción de colegios, gestionara el seguimiento y control a los
Instructores y programas asignados a las
instituciones educativas y proporcionara una herramienta de comunicación directa
con la Coordinación de Articulación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Identificar
las diferentes entidades involucradas en el programa “Articulación con la Media
Técnica” del SENA.
- Conocer
los datos que se utilizan de las diferentes entidades que interactúan con el programa “Articulación
con la Media Técnica” del SENA.
- Identificar
los procesos necesarios para el procesamiento de la información perteneciente a
las diferentes entidades que proporcionan
datos al sistema.
- Conocer
el proceso pasó a paso que se realiza
para efectuar una inscripción de un colegio al programa de “Articulación con la
Media Técnica” del SENA.
- Determinar
los requisitos necesarios para que un colegio se inscriba en el programa “Articulación
con la Media Técnica” del SENA.
- Inspeccionar
y observar los documentos diligenciados y almacenados que intervienen en el procesamiento de la
información de el programa “Articulación
con la Media Técnica” del SENA.
- Comprender
el proceso mediante el cual se hace seguimiento y control a los instructores y
programas adscritos en los colegios pertenecientes a “Articulación con la Media
Técnica” del SENA.
- Identificar
los requisitos y procedimiento mediante el cual un docente supervisor presenta
un informe a la Coordinación de Articulación SENA.
- Identificar
las entradas o recursos que necesita el sistema para realizar las diferentes
actividades para su funcionamiento normal.
- Identificar
y conocer las salidas generadas en el sistema.
IDENTIFICAR LOS STAKEHOLDERS
INVOLUCRADOS EN EL PROCESO.
En
el presente caso de estudio, los Stakeholders son todas las entidades que se ven involucradas en el programa “Articulación
con la Media Técnica” del SENA; tales como:
- SENA,
Específicamente el Centro de “Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la
Información CGMLTI”
- Coordinación
de articulación.
- Entidades
Educativas interesadas en vincularse al programa.
- Instructores
SENA.
- Docentes
de las instituciones educativas.
- Estudiantes
de las instituciones educativas.
- Equipo
de desarrollo del Sistema de Información.
IDENTIFICAR LA TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE
DATOS, QUE CREA CONVENIENTE, DE ACUERDO CON EL OBJETIVO PROPUESTO.
A
fin de cumplir los objetivos propuestos, se efectuara:
- Entrevista
a un grupo de personas del área de Coordinación de articulación.
- La observación
del funcionamiento en tiempo real de sistema.
- Inspección
de documentos físicos y magnéticos empleados.
ELABORAR LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
NECESARIOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN.
CUESTIONARIO
PARA ENTREVISTA
1) Describa
que actividades diarias que son realizadas por usted en esta entidad.
2) ¿Cuál
es el principal problema que se presenta al realizar estas actividades?
3) ¿Qué
personas considera usted se ven involucradas en el manejo de la información
referente al proceso de “Articulación con la Media Técnica”?
4) Describa
el proceso pasó a paso que se realiza
para efectuar una inscripción de un colegio al programa de “Articulación con la
Media Técnica” del SENA.
5) Describa
las funciones de las siguientes entidades, respecto a que actividades realizan
respecto al proceso de articulación:
Coordinación
de articulación
Colegios
Profesores
(de los colegios)
Administrativos
del colegio
Instructores
SENA
6) Mencione
un programa de articulación que se encuentran vigente para ser optado por los
colegios. Describa las características de dicho programa.
7) ¿Qué
datos son almacenados de dicho programa por el SENA?
8) ¿Qué
es la oferta curricular de un programa?
9) ¿Qué
información es recopilada en la oferta curricular de cada programa?
10) ¿Qué
es el contenido curricular de un programa?
11) ¿Es
variable el contenido curricular de un programa si este es aplicable en
colegios diferentes? Si es variable, ¿Por qué razón?
12) ¿Qué
relación docente/ alumno es aplicable para determinar el número de docentes que
requiere el programa?
13) ¿Qué
requisitos debe tener el equipo docente asignado por el Colegio para ser
aceptado para el programa de articulación?
14) ¿Qué
datos referentes a las instituciones educativas del programa Articulación con
la Media Técnica es almacenado por el
SENA?
15) ¿Qué
es el PEI que las instituciones educativas presentan al SENA al optar por algún
programa de formación SENA?
16) ¿Qué
datos del PEI de las instituciones educativas son recopilados y almacenados por
el SENA?
17) ¿Qué
información es recopilada respecto a la infraestructura del Colegio? ¿Existe
una ficha para captura de esta información?
18) ¿Qué
información se recopila por parte del SENA referente a las alianzas de los
colegios y el sector productivo?
19) Respecto
a la ficha del equipo docente de las instituciones:
a. ¿Qué
datos recopila y almacena el SENA?
b. ¿Existe
algún documento de captura de esta información?
c. ¿La
hoja de vida es almacenada en medio magnético o físico?
20) ¿Quién
es el encargado de realizar el análisis de la oferta curricular de los colegios
respecto a la oferta curricular del
programa SENA para determinar los contenidos a homologar? ¿Qué criterios se tienen en cuenta para este
proceso?
21) ¿Qué
documentos son empleados en la visita de verificación de las condiciones
humanas y de infraestructura de los Colegios?
22) ¿Qué
es el plan de mejoramiento?
23) ¿Qué
información presenta un plan de mejoramiento?
24) ¿Mencione
los datos de los instructores SENA vinculados al programa de Articulación que
son almacenados por el SENA?
25) Describa
el proceso de control a los instructores respecto a:
Desempeño
Puntualidad
Seguimiento
al contenido del programa
26) ¿Qué
debe hacer un docente supervisor para presentar un informe o queja ante la
coordinación de articulación? ¿Existe algún documento a diligenciar? ¿Describa
el proceso por favor?
27) ¿Qué
datos son capturados y almacenados de dicho informe o queja presentada?
28) Mencione
y describa una corrección que realiza la Coordinación de articulación.
29) ¿Se
diligencia alguna ficha de seguimiento cuando se presenta una corrección por
parte de la coordinación de articulación?
30) ¿Qué
informes o reportes son generados? Describa cada uno de ellos.
31) ¿Quienes
solicitan dichos informes?
32) ¿Quiénes
son los encargados de presentarlos?
33) Referente
a la siguiente información, mencione quienes pueden acceder a ella,
especificando si tiene derechos a: consultar, actualizar, eliminar.
Instructores
SENA
Programas
de Articulación con la Media Técnica.
Oferta
de programa de Articulación con la Media Técnica.
Instituciones
educativas.
Docentes
de las instituciones educativas.
Estudiantes.
Informes.
Plan
de mejoramiento.
34) Mencione
los documentos que usted conoce son diligenciados y almacenados por el SENA
durante el proceso de Articulación con la Media Técnica.
LISTA DE CHEQUEO - INSPECCIÓN DE
DOCUMENTOS.
Nombre
del documento: _____________________________________________.
Nombre
proceso en el cual es diligenciado:
_________________________________________________________________.
Requiere
información de otros documentos. Si___
| No ___
Cuales:
__________________________________________________________
Es
empleado para diligenciar otros documentos. Si___
| No ___
Cuales:
__________________________________________________________
Posee
un identificador del documento. Si___
| No ___
Si
tiene un identificador, es consecutivo. Si___
| No ___
El
documento se encuentra total mente diligenciado. Si___ | No ___
Que
elementos se omitieron: _________________________________________
__________________________________________________________________
Existen
datos marcados como obligatorios. Si___
| No ___
Cuáles
y por qué se omitieron:_________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
El
documento es de carácter privado. Si___
| No ___
Quienes
tienen acceso a este documento: _______________________________
__________________________________________________________________
Quien
diligencia el documento: ________________________________________
El
documento requiere de firmas de verificación o sellos Si___ | No ___
A
continuación digite y describa cada uno de los datos del documento:
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Dato
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Descripción
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Tipo de dato (numérico, carácter,
etc)
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FICHA
DE ACTIVIDADES
OBSERVACIÓN
GENERAL DEL SISTEMA EN TIEMPO REAL
Fecha:
_________________________ Número
de referencia: __________
Lugar de la observación:
______________________________________________
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FICHA DE ACTIVIDADES O PROCESOS
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Actividad o proceso
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Realizada por
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Entradas
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Salidas
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Personas involucradas
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Estimulo que inicio el proceso
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Descripción de la actividad
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Es dependiente de otros procesos, cuáles.
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Se requiere para llevar a cabo otros proceso,
cuales
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Seguridad y manejo de la privacidad
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Medios digitales empleados
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Documentos empleados
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Observaciones generales
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